Организация делопроизводства на предприятии – одна из начальных задач, стоящих перед его управлением. Все производственные процессы сопровождаются и регистрируются служебными документами: приказами, распоряжениями, ну и взаимодействие со посторонними организациями также осуществляется на документальной базе.

1.

Ответственный за делопроизводство работник либо начальник канцелярии должны создать аннотацию по ведению документооборота на вашем предприятии. Эта аннотация должна повсевременно поддерживаться в животрепещущем состоянии, в нее вносятся конфигурации, отражающие имеющийся на текущий момент порядок дел. Каждый шаг организации делопроизводства на предприятии должен сопровождаться изданием соответственных приказов, должностных и служебных инструкций.

2.

Ознакомьтесь с действующим на сегодня законодательством, региональными и отраслевыми инструкциями в части сроков хранения документации, использующейся при регулировании деятельности вашего предприятия. Составьте списки документов с указанием сроков хранения.

3.

Составьте номенклатуру дел, которая позволит систематизировать каждый документ и, соответственно, обусловит порядок работы с ним, срок его деяния и хранения. Все документы можно подразделить на кадровые, организационные, денежные и управленческие. Ведение кадровой и денежной документации разумно поручить отделу кадров и бухгалтерии. А вот касающиеся внутреннего распорядка предприятия организационные документы и управленческие – приказы и распоряжения – должны быть в ведении работника либо подразделения, ответственного за делопроизводство. Утвердите разработанную номенклатуру дел, организуйте учет документов в серьезном согласовании с ней.

4.

Сейчас уже нереально обойтись без автоматизации процесса делопроизводства. Приобретите особое программное обеспечение, простые программки электрического документооборота находятся в открытом доступе, их можно скачать в вебе. Обеспечьте профессионалов компом и организуйте хранение документов, в том числе и архивное. Прокрутите в голове необходимость систематизации документов по конфиденциальности. Выделите для хранения документального архива особое помещение. Если таковой способности нет, обеспечьте их сохранность, приобретя особые шкафы, сейфы.