Делопроизводитель организации относится к техническому персоналу. Предъявляемые к данной должности квалификационные требования подразумевают наличие исходного проф либо общего среднего образования. Для выполнения обязательств довольно пройти подготовку по специальной программке обучения. Должностная аннотация делопроизводителя не просит наличия стажа работы. Предназначение и освобождение от должности обычно делается приказом управляющего организации.

Для выполнения обязательств делопроизводитель должен знать нормативно-методические документы, локальные акты организации, также быть знакомым с основными распоряжениями и приказами управления. Не считая этого, ему нужно владеть познаниями об организационной структуре, специализации и профиле предприятия, схеме документооборота, знать архивное дело.

Работник должен управляться правилами трудового внутреннего распорядка, обладать информацией о сроках хранения документов, порядке их дизайна, использовать в собственной деятельности унифицированные формы и эталоны управленческой документации, также знать нормы и правила охраны труда. Не считая этого, нужно уметь работать со средствами вычислительной техники, связи и коммуникаций, которые используются в документационном менеджменте.

Должностные обязанности делопроизводителя включают:

— выполнение работы по документообороту с внедрением новейших технологий и технических средств, прогрессивных приемов и способов ее воплощения;

— прием, обработку, учет и регистрацию внутренней и входящей деловой корреспонденции. Делопроизводитель должен направлять письма и другие документы на рассмотрение директору либо структурным подразделениям, а исполненные документы помещать в дела организации;

— прием, учет, регистрацию, подготовку к отправке и отправку исходящей деловой корреспонденции в назначенные адреса, помещение контрольных экземпляров в дела предприятия;

— ведение учета движения внутренней, исходящей и входящей деловой корреспонденции, отображение соответственных сведений в контрольной регистрационной документации (карточках, книжках, журнальчиках) и базах данных по документации;

— воплощение классификации и текущего хранения документов, их выдачу во временное использование, обеспечение сохранности дел, контроль за своевременным возвращением.

Должностная аннотация делопроизводителя обязует его создавать работу по созданию и совершенствованию поисковой и справочной систем, обеспечивающих резвый и удачный поиск документов.

Делопроизводитель подготавливает к передаче и передает документы и материалы в архив, составляет описи дел, отправляемых на хранение. Работник должен вести взаимодействие с сотрудниками в целях обеспечения большей эффективности деятельности, также делать разные указания и поручения администрации.

Должностная аннотация делопроизводителя содержит сведения о правах работника.

Он имеет право на воззвания к администрации с предложениями, что ориентированы на улучшение документооборота. Делопроизводитель воспринимает обоснованные решения, касающиеся вопросов мероприятий документационного менеджмента. Он может участвовать в протокольных мероприятиях, где рассматриваются вопросы его работы и другие моменты по организации управления документами.

Должностная аннотация секретаря-делопроизводителя позволяет работнику добиваться от ответственных исполнителей возвращения ранее выданных документов, а по мере надобности делать им надлежащие напоминания.

Делопроизводитель несет ответственность за нарушение организации документооборота, невыполнение служебных поручений по собственной компетенции. Должностная аннотация делопроизводителя воспрещает ему разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, также использовать предоставленные возможности не по предназначению и в личных целях.