На эффективность бухгалтерского учета почти во всем оказывает влияние грамотная организация хранения документов, которые накапливаются на предприятии. Потому, чтоб избежать заморочек, хоть какой бухгалтер должен непременно ознакомиться с требованиями к срокам и порядку хранения документов в согласовании с законодательством Русской Федерации.

Каковой порядок хранения документов?

Федеральное законодательство с 2013 года просит, чтоб хоть какое предприятие хранило все первичные документы, бухгалтерскую отчетность, регистры бухгалтерского учета и эталоны работы, также любые другие документы, связанные с деятельностью данного экономического субъекта. Распространяется это правило и на срок хранения документов в электрической форме, которые все в большей и большей степени употребляются в хозяйственной деятельности компаний разных организационно-правовых форм.

Как длительно необходимо хранить документы?

Срок хранения документов — более 5 лет, либо больше (в согласовании с правилами, установленными в организации). Любопытно, что налоговый кодекс предугадывает другие сроки хранения (четыре года). Это касается всей бухгалтерской отчетности, а срок рассчитывается с момента ее последнего использования. Идеальнее всего, естественно, хранить документы в протяжении 5 лет, что сбережет вам много времени и нервишек, если что-то случится! Раздельно следует рассматривать документы по внешнеторговым сделкам. Если в зарубежном государстве-контрагенте предусмотрен больший срок хранения документов, чем в РФ, то лучше избрать его, а не возлагать, что со сделкой в дальнейшем не будет никаких заморочек. И это непременно необходимо предугадать во внутреннем регламенте предприятия, что предупредит огромное количество ошибок служащих.

Кто несет ответственность за хранение документов?

В согласовании с «буковкой» закона, управляющий организации, т.е. ее генеральный директор, индивидуально несет ответственность за сбережение документов в архивах предприятия. Если срок хранения документов либо организация документооборота не будет соблюдена, то с предприятия взыскивается штраф в 10 тыщ рублей, а за повторное нарушение – 30 тыщ рублей. В случае же, если схожая безответственность привела к занижению налоговой суммы, то придется выплатить 20 процентов от неуплаченного налога, но этот штраф не может быть меньше сорока тыщи рублей. Законодательство РФ также раздельно устанавливает взыскания с должностных лиц за убытки, к которым привела неэффективная организация хранения документов на предприятии.

Как происходит ликвидирование документов, срок давности которых уже истек?

Для начала необходимо отметить, что некие документы не уничтожаются, а передаются в городской архив, потому очень принципиально не только лишь отметить их сроком хранения, да и позаботиться о нанесении надписи «Экспертно-проверочная комиссия» (ЭПК). Если нет необходимости передавать документы в архив, то управляющий организации должен издать акт об ликвидировании документов. Если же таковой акт не был составлен, то документы числятся пропавшими, и нужен приказ о предназначении комиссии по расследованию таковой пропажи.