Если вы думаете, что писать письма уже издавна неактуально, то вы ошибаетесь. Пусть даже не написанные от руки, не запечатанные в конверт и не доставленные при помощи обыкновенной почты, а переданные при помощи веба, они до сего времени являются комфортным и принципиальным источником инфы.

Письма для общения с друзьями и родственниками, а конкретно их оформление, не имеют жестких требований. Но осталась сфера, в какой этому уделяется подабающее внимание. Идет речь о деловой переписке – важной части отношений меж партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками. Нужно верно знать, как верно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для различных ситуаций, в какой последовательности поместить информацию, какие слова следует употреблять.

Деловое письмо – это собственного рода визитная карточка компании. Потому хорошо составленное деловое письмо – залог формирования положительного стиля компании. Современное деловое письмо – это, сначала, служебное послание в виде официального документа, также в форме различных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на их.

Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже малозначительное отступление от правил в состоянии сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Верно оформленное, написанное неплохим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов фуррора вашего дела. Для написания обычно употребляется фирменный бланк с символом компании, ее полным заглавием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Шапка письма, которая содержит воззвание к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Конкретно воззвание оформляется по центру письма и завершается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Зависимо от ситуации можно использовать последующие примеры воззваний: “Почетаемая госпожа Иванова!”, “Почетаемый Миша Петрович!”, “Почетаемый государь директор!”, “Почетаемые господа!”. Воззвание располагается в центре странички. При всем этом следует учитывать, что в деловом письме в воззвании неприемлемы сокращения типа “г-н”, “г-жа” либо употребление инициалов человека.

Дальше следует вступление, где нужно коротко и верно сконструировать основную цель делового письма, причину, по которой отчаливает данное письмо. Последующий раздел – основная часть, где излагается основная мысль и сущность делового письма. Позже идет короткое резюме, подведение итогов. Тут в большинстве случаев употребляются последующие фразы: “Возлагаем надежды/надеюсь…”, “Уверен/убеждены…”, “Просим извинить за задержку с ответом” и т.п.

Завершается деловое письмо обходительной подписью: “С почтением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)”. При необходимости можно указать контактный номер телефона, заглавие и физический адресок компании, адресок веб-сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При всем этом нумерация листов может быть общей для всего документа либо отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Цель большинства документов – заинтриговать адресата, уверить его, вынудить действовать в подходящем для создателя направлении. Потому текст письма должен быть конкретным, лаконичным, четким и ясным.