Все бухгалтерские документы, находящиеся в организации, должны быть не только лишь верно оформлены, да и подшиты. К таким документам относят: счет-фактуры, затратные, кассовые бумаги, карточки счетов, реестры и другие. Метод ведения документооборота разрабатывается основным бухгалтером и закрепляется в учетной политике.

1.

До того как подшивать бухгалтерские документы, удостоверьтесь, что они составлены верно, находятся все нужные листы, подписи и печати организаций. К примеру, если вы заполняете транспортную затратную, кроме подписи управляющего и бухгалтера, должна находиться отметка водителя. Также к транспортной затратной должен быть составлен путной лист.

2.

Если вы работаете в большой организации, нужно разбить документы на группы, к примеру, «Счет-фактуры выданные», «Счет-фактуры полученные», «Банк», «Кассовая книжка», «Счета», «Авансовые отчеты», «Отчеты» и т.д. В вашей организации не достаточно документов? В данном случае вы сможете рассортировать их по месяцам либо даже кварталам.

3.

Разложите документы, начиная с более поздней даты и заканчивая более ранешней. К примеру, поначалу у вас должны идти бумаги за 1 января, потом за 1 февраля. Этот порядок очень важен, в особенности если документов много.

4.

Документы разложены в хронологическом порядке. Сейчас пронумеруйте каждую страничку, при этом ставить номер нужно с 2-ух сторон листа (даже если на обратной стороне ничего не написано). Нумеровать нужно не только лишь написанные вами документы, да и, к примеру, товарные чеки, квитанции, мемориальные ордера.

5.

Подшивая бухгалтерские документы, вы сможете составить опись содержимого папки. В данном случае вам будет легче отыскать нужный документ, к примеру, если его попросит предоставить налоговая инспекция либо обслуживающий вас банк.

6.

После того как документы разложены и пронумерованы, сшейте их с помощью нити, дырокола. С оборотной стороны папки на кончики нити наклейте маленький отрезок бумаги. Напишите на нем «Пронумеровано, скреплено и прошито (укажите количество страничек)». Поставьте голубий оттиск печати так, чтоб он входил и на отрезок бумаги и на сам лист. Дайте папку на подпись руководителю организации.

7.

Подшитые документы за прошедший отчетный период сдавайте в архив. Храните их столько, сколько составляет срок исковой давности. После истечения этого срока, отправьте папки на утилизацию.