Порядок формирования и ведения личных дел не регламентирован какими-либо общегосударственными нормативами. Организации вправе без помощи других решать, как составлять личные дела собственных служащих. Все же, существует ряд советов по работе с такими документами.

Вам пригодится

• — отдельная папка
• — копии личных документов работника
• — копии документов, связанных с трудовой деятельностью работника
• — журнальчик учета личных дел

1.

Личное дело формируется из документов, содержащих сведения о самом работнике и о его трудовой деятельности. Оно составляется после издания приказа о приеме сотрудника на работу и, обычно, представляет собой отдельную папку. Данной папке присваивается уникальный номер, который заносится в журнальчик учета личных дел. Это нужно для классификации всех личных дел работников предприятия.

2.

На внутреннюю часть обложки либо на 1-ый лист выносят внутреннюю опись документов личного дела. Нужно убедиться, что в описи довольно свободного места, ведь в папку временами будут добавляться новые данные и документы.

3.

1-ая часть папки посвящена личности работника. Целенаправлено внести в дело анкету либо личный листок по учету кадров, содержащий короткую информацию о работнике (паспортные данные, адресок, семейное положение и прочее), ведь перелистывать всю папку в поисках подходящих сведений не всегда комфортно. Также можно дополнить дело автобиографией работника либо его резюме.

4.

Дальше в дело вкладывают копии документов: паспорта, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, диплома либо свидетельства об образовании, страхового свидетельства муниципального пенсионного страхования. Если у работника имеются рекомендательные письма либо свойства, их тоже можно поместить в личное дело.
Документы в личном деле должны быть размещены в хронологическом порядке.

5.

2-ая часть папки отведена для документов, касающихся конкретно трудовой деятельности работника. Она формируется из трудового контракта, копии приказа о приеме на работу, именной должностной аннотации. С течением времени личное дело будет пополняться копиями разных приказов, касающихся работы сотрудника. Также личное дело может быть дополнено сведениями об изменении анкетных либо биографических данных.
Трудовой контракт с работником может храниться как в личном деле, так и раздельно.

6.

В дела не включают документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет): справки о состоянии здоровья, с места жительства. Личные дела всех служащих должны храниться в железном шкафу либо сейфе. Воспрещается выдавать личные дела на руки работникам, также изымать либо подменять документы, хранящиеся в деле.