При выполнении услуг — в особенности дистанционных — бизнесмен обычно пересылает целый набор документации. Это могут быть акты приема-передачи, упаковочные листы, счета-фактуры, корректировочные инвойсы, оферты. В этом случае, если контрагент новый либо бумаг в особенности много, лучше навести сопроводительное письмо к документам. Как его составить и что указать?

Список приложений

В большинстве случаев в документообороте участвуют счета-фактуры либо договоры и разные дополнительные соглашения к ним. В данном случае просто нужно тщательно обрисовать, что находится в посылке, как срочно бумаги должны быть ориентированы отправителю, что получатель должен с ними сделать и т. д. Роль таковой аннотации и делает сопроводительное письмо к документам. В нем, к примеру, можно указать, что один экземпляр контракта с печатями и подписями уполномоченных лиц нужно навести отправителю. Если к товару прилагается счет-фактура, следует выделить, что он должен быть оплачен в течение определенного срока. Сопроводительные письма, обычно, указывают список документов со перечнем приложений и адресатов. Перечень должен быть нумерованным, чтоб при получении можно было сходу проверить комплектность. Бывает и так, что сопроводительное письмо к документам показывает, что в их содержится, например, исправленный контракт на создание и раздельно на передачу прав автора, а на самом деле отправитель запамятывает присоединить данные бумаги. Вот поэтому при получении нужно провести сверку и сразу сказать контрагенту об ошибке.

Как сконструировать сопроводительное письмо к документам?

В большинстве случаев для таких целей употребляется особый шаблон. Пример сопроводительного письма к документам можно отыскать конкретно в программке Word, OpenOffice либо хоть какой по вашему выбору. Остается только воткнуть свои данные, указать адресата и отправителя — и посылка готова. Сопроводительное письмо к документам можно без всяких заморочек составить без помощи других. Неплохим тоном считается благодарность за сотрудничество в первом абзаце. Во 2-м можно указать, что «организация Х направляет фирме Y последующие документы» (дальше идет перечень) и «просит подписать и выслать по адресу», «обращаться как с секретными», «по мере надобности поправить»… Все находится в зависимости от определенной ситуации. Но деловой этикет предполагает ясные и прозрачные правила игры. Ваш контрагент не должен думать, что сделать с приобретенными бумагами, содержатся ли в их окончательные версии либо варианты для обсуждения. Все должно быть написано черным по белоснежному.

Графическое оформление

Сопроводительное письмо к документам обычно первым попадается на глаза контрагенту. Оно не должно быть длинноватым и обширным. Довольно на одной страничке указать, что заходит в набор документов, что адресант просит с ними сделать и в течение какого срока, также полный адресок отправителя. Лучше проследить за тем, чтоб верно был назван получатель, не говоря уже о том, что ошибка в таковой узкой материи, как деловые дела, может стоить очень недешево. Неприемлимо выслать одному контрагенту сопроводительное письмо к документам, предназначавшимся для другого. Лучше оформить его на фирменном бланке, с подписями и печатями, хотя последнее требование является необязательным. Не стоит напрягать контрагента также чтением длинноватых посланий маленьким шрифтом. Потому сопроводительное письмо должно быть написано очень лаконически, читабельно и аккуратненько.