Термин «опись» отлично знаком не только лишь офисным работникам, да и спецам других отраслей и структур. Он нередко встречается как в бумагах специального предназначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную цель, они становятся фактически ненадобными в реальный момент. Часть из их уничтожается, а другие отправляются в особые хранилища, которые именуются архивами. Тут документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заблаговременно отведенные для этого помещения. Этот шаг считается последним в делопроизводстве. Все материалы оснащаются по срокам хранения, и составляется раздельно опись документов временного и неизменного хранения, также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в штатном расписании компании нет таковой единицы, то работу делают спецы отдела кадров под управлением служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Набор документов для работы

Время от времени для решения определенного вопроса гражданин либо организация должны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, например, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс меж участниками на право заключения контракта подряда. Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого различного характера: коммерческое предложение, разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и другие документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Снутри него непременно должна находиться опись документов, в какой перечислено все, что ориентировано от лица определенной организации. Это собственного рода перечень либо ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному эталону. Все максимально просто. В высшей части листа по центру пишется заглавие «Опись документов». Чуток ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Потом идет таблица, состоящая из 4 столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Странички в документе с__ и по__.
4. Количество страничек в документе

Завершается таблица сводной строчкой, в какой указывается полное количество страничек в передаваемом комплекте. Это позволяет предупредить утерю либо вероятную замену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация делается в согласовании с утвержденной номенклатурой, также с учетом принятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего нрава может быть объединение в одном деле служебной документации за пару лет.
2. Размещение бумаг делается сверху вниз.
3. Все листы непременно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности инфы в процессе хранения. Нумерацию следует создавать обычным карандашом в верхнем правом углу.
4. По мере надобности составляется внутренняя опись документов за подписью спеца, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного эталона. На ней указывается полное наименование предприятия и определенного подразделения. Дальше идет особый цифровой индекс, соответственный номенклатуре. После чего указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке неких посылок, бандеролей либо ценных писем совместно с содержимым отчаливает опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он производится по форме № 107 и представляет собой собственного рода документ, в каком содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-нибудь документ не представляет особенной ценности, то в соответственной графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт либо упаковку конкретно на почте. Работник отделения инспектирует корректность дизайна и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в 2-ух экземплярах. Один отчаливает совместно с документами, а другой непременно остается у обладателя посылки. Это делается для того, чтоб в случае появления конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После чего конверт (посылка либо бандероль) опечатывается и отчаливает адресату.