Функции и предназначение

Служебная записка является формой внутренней переписки и, зависимо от содержания, может быть информационного, деятельного либо отчетного нрава. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения либо управляющего по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения либо просьбы и адресоваться хоть какому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация

Служебные записки подписывает конкретный управляющий подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программке электрического документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в картонном виде и на электрическом носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки ворачивается уже исполнителю.

Разновидность служебных записок

Докладная служебная записка – это разновидность служебной записки, адресованной прямому руководителю. Докладная записка составляется, когда нужно отразить мировоззрение подразделения либо управляющего по определенному вопросу и дать определенные предложения.

Зависимо от предназначения и содержания докладные записки могут быть деятельные (в виде замечаний и предложений) либо отчетные (о результатах проверки, о командировке).

Дату либо просвет времени, к которым относится информация, закрепляемая в докладной записке, нужно выделять отдельной строчкой, включать в заголовок либо же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Содержание служебных записок

Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. 1-ая ее часть – должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а 2-ая – из предложений и соответственных выводов по излагаемому вопросу.

Каждый разрабатываемый документ может содержать внутри себя только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную беспристрастно, коротко, хорошо, понятно и без излишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты либо сочетания этих форм.

Непростой сплошной текст хоть какого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной инфы о действиях в управлении, которые отражены в соответственных положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

Служебная записка обязана иметь неотклонимые реквизиты и постоянный порядок размещения: создателя, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен коротко. Если же в документе речь идет о нескольких дилеммах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации

Служебные записки адресуют организациям, подразделениям либо определенному руководителю снутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не обязана иметь более 4 адресатов.

Заключение

Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отчаливать только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована управляющим, сферу деятельности которого она затрагивает.

Все служебные записки в неотклонимом порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются обязательным реквизитом хоть какого документа.