Хранение документов в организации.
Хранение документов.
Хранение документов в организации.
Документ, от которого необходимо отталкиваться при организации хранения документов это Федеральный закон от 20 второго октября две тыщи 4-ого года №125 –ФЗ «об архивном деле в РФ».
Непременно необходимо прочитать данный закон, сначала. В главном документы, относящиеся к определенному учетному регистру, необходимо подшивать в особые папки и хранить в строго хронологическом порядке. Так будет проще их хранить.
Хранение документов, от чего зависит?
Почти все находится в зависимости от самой организации, ее размеров, специализации ведения бухгалтерского учета. Сам бухгалтер может решать то, как ему комфортно хранить документы, от этого зависит, как стремительно их можно будет найти. Поэтому, что сначала принципиально стремительно отыскать документ в случае инспекции, инвентаризации и т.д., а не то где и как они лежат.
Если вы ведете учет на компьютере. Нужно часто делать копии принципиальных документов, для налоговой и других контролирующих служб. В этом случае, когда у вас накопилось много документов, которые негде хранить, а срок хранения еще не завершился, их можно выслать в архив.
Архивы бывают, как личные, так и муниципальные. Есть одно правило хранения документов в архиве, если вы, по каким или причинам возжелаете убить документы, эту операцию необходимо будет делать через специального работника из архива, с его разрешения. Другими словами работник архива должен поставить свою подпись в акте об ликвидировании. Без этого у вас не получиться избавиться от документов.
Если какая- то организация решит хранить документы без помощи других, ей необходимо будет составить определенный документ и прописать там все нюансы хранения документов.
Нюансы хранения документов:
- документы, которые подлежат неотклонимому хранению.
- сроки хранения.
- кто будет смотреть за хранением документов.
- каким образом документы поступают в хранилище.
- учет и регистрация документов, как это будет организованно.
- все нюансы безопасности
- кто имеет доступ к документам.
- вы сможете сами добавить пункты, которые вам необходимы, на ваше усмотрение.
Нужно иметь дополнительную службу по работе с архивами. Хранение, сканирование, ликвидирования.
Есть правила хранения архивов и ответственность за их нарушение.
Это определенные штрафы, обычно это суммы от двухсотен, до пятнадцати тыщ рублей. Также могут быть процентные начисления. Все находится в зависимости от степени самого нарушения, как оно тяжелое.
Хранение документов это очень не легкое и трудоемкое мероприятие. Сильно много компаний оказывают услуги по хранению документов. Если вы затратите маленькие средства на предоставления вам их услуг, то вы сможете избежать штрафов и огромных издержек в предстоящем.
