Все сотрудники, которые получают деньги в подотчет, должны знать, как заполнить авансовый отчет верно. Потому бухгалтер должен посодействовать при заполнении бланков, а не делать все сам за сотрудника.

Составляется авансовый отчет лично сотрудником в одном экземпляре. Заполняется бланк авансового отчета с 2-ух сторон. На лицевой стороне нужно написать заглавие предприятия, отдел организации, дату наполнения, ФИО, должность и указать, на какие цели получены и были израсходованы средства, выданные ему в подотчет. Указывается количество первичных документов и приложенных листов к отчету.

В табличной части бланка указывают полученную сумму, отражают остаток либо перерасход. На обратной стороне перечисляют в хронологическом порядке все подтверждающие документы с указанием сумм издержек. Подводится итоговая валютная сумма и ставится личная подпись. К бланку прикрепляются оригиналы всех документов. Практичнее приклеить документы на лист А4 и пронумеровать их.

В случае, если прилагаемых документов оказалось больше, чем строк, к авансовому отчету прикладывают несколько бланков обратных сторон отчета и на каждом сверху делают надпись «продолжение авансового отчета №____ от ____, ФИО».

Бухгалтер делает записи на бланке с указанием корреспондирующих счетов, сумм и реквизитов кассовых ордеров, по которым совсем рассчитываются с сотрудником.

Дальше в бухгалтерии делают отметку о проверке отчета, говорят сумму, ставят дату. Расписывается бухгалтер и главный бухгалтер предприятия, потом подают на утверждение руководителю. После утверждения авансовый отчет проводят в бухгалтерии, остаток средств вносится в кассу по приходному кассовому ордеру, а сумма перерасхода выдается на руки сотруднику по расходному кассовому ордеру либо перечисляется на его счет по зарплатному проекту.

Сотрудник может сам написать заявление с просьбой удержать из его зарплаты сумму остатка, или по решению управления это может быть изготовлено в случае не возврата средств в течение месяца после окончания сроков расчета.

Наличные средства из кассы можно выдавать в подотчет только тем сотрудникам, с которыми заключен трудовой контракт и которые отчитались на сто процентов за прошлые суммы. Поначалу работник своими руками пишет заявление с просьбой выдать ему нужную сумму средств, показывает цели растраты и ставит личную подпись. Управляющий утверждает сумму, устанавливает сроки выдачи средств и предоставления отчета, ставит дату и подпись. После чего бухгалтер имеет право выдавать деньги в личный подотчет работнику.

Передавать деньги сторонним нельзя. Отчет о деньгах, которые израсходованы, нужно предоставлять в течение 3-х рабочих дней после установленного управляющим срока. Объясню на примерах:

1.После возвращения из командировки нужно заполнить авансовый отчет, принести в бухгалтерию проездные документы, командировочное удостоверение, страховку на поездку, багажные квитанции, чек на подготовительную продажу билетов, квитанции об оплате за номер в гостинице либо контракт найма жилища у физического лица. Все это — не позднее 3-х рабочих дней после окончания поездки.

2. В случае приобретения ТМЦ для предприятия либо оплаты за услуги либо аренду к авансовому отчету прикладываются товарные чеки, акты закупа на рынке, договоры купли-продажи, чеки ККА, счета – фактуры, товарные затратные не позже 3-х суток со денька отгрузки продукта либо оплаты за услуги.

3.Почтовые расходы и переговоры подтверждаются квитанциями, счетами-фактурами, картонными чеками.

Авансовый отчет предоставляется после расхода заблаговременно выданных средств в качестве аванса. Цели предназначения могут быть самые различные:

1.хозяйственные нужды

2.почтовые расходы

3.командировочные расходы

4. нотариальные деяния

При возмещении расходов работников за поездку в командировку за личный счет, авансовый отчет не составляется. На основании приказа управляющего о командировке и отчетных документов, бухгалтерия перечисляет либо выдает наличные в полном объеме затраченных средств. Никакого заявления от сотрудника при всем этом не требуется.